Assinatura Digital no Direito: Guia Prático para Uso com Segurança Jurídica

Resumo

Estamos em 2025 e assinar documentos manualmente está cada vez mais em desuso.

A assinatura digital tem ganhado espaço e contribuído com a eficiência dos escritórios de advocacia e de outras tarefas da vida em geral.

Só que é fundamental ter atenção com os limites e normas!

Por isso, escrevi o artigo de hoje e vou mostrar para você o que é a assinatura digital, as diferenças entre seus níveis, qual a sua validade jurídica e os cuidados necessários.

Ainda, vou responder quando a assinatura digital pode ser usada, quando ela é obrigatória no formato qualificado e quando ela não pode ser utilizada.

Para encerrar, ainda vou trazer uma dica de ferramenta gratuita de assinatura para você usar na sua atuação.

1) Assinatura Digital: Fique Atento!

🧐 No mundo conectado e totalmente tecnológico de hoje, a assinatura digital é fundamental para muitas das tarefas do dia a dia.

E no nosso campo jurídico, não é diferente!

Estamos na era da advocacia digital, com processos online, audiências e atendimentos por videoconferência.

Então, assinar documentos remotamente não é só um luxo ou capricho, mas uma necessidade diária. 📝

Só que aí surge uma dúvida: como fazer isso sem perder muito tempo e, principalmente, como garantir que a assinatura digital tenha validade jurídica com segurança?

É por isso que decidi escrever o artigo de hoje e explicar para você quais os tipos de assinaturas digitais, quais os cuidados necessários e quando elas são válidas pela lei.

🤗 Além disso, também vou dar uma super dica de uma ferramenta gratuita que facilita a inserção da sua assinatura digital, com total transparência sobre o que ela faz (e não faz).

Ah! E aproveite: se você sentir falta de alguma ferramenta que facilitaria a sua rotina, envie sua sugestão nos comentários, que estou sempre de olho.

2) O que é uma assinatura digital?

A assinatura digital é uma forma eletrônica de autenticar documentos ou assinar documentações indicando ciência e concordância usando ferramentas de tecnologia. 🤓

Ela garante, em regra:

• Autoria;
• Integridade;
• Segurança;
• Conhecimento do conteúdo do documento;
• Relevância.

Só que é necessário ter atenção com vários pontos sobre o assunto, para não ter problemas e erros.

⚠️ Isso porque existem vários tipos de assinaturas digitais com o uso de tecnologias e ferramentas eletrônicas, então é fundamental não confundir.

Afinal, a assinatura digital não é a mesma coisa que a assinatura eletrônica ou a assinatura digitalizada. ❌

Dá uma olhada nos conceitos:

• Assinatura digital é a forma eletrônica de autenticar ou assinar documentos digitalmente, de várias formas, indicando ciência e concordância;

• Assinatura eletrônica é a concordância expressa por meio de login, senha, clique em “aceito”, certificação pelo ICP-Brasil ou mesmo o envio de um e-mail, com 3 graus de “níveis”, o simples, o avançado e o qualificado, tem validade jurídica conforme a situação;

• Assinatura digitalizada é apenas a imagem da assinatura escaneada e, sozinha, não tem validade jurídica garantida.

Aliás, é interessante conferir mais sobre essas diferenças, já que, na advocacia, a assinatura digital tem um grande “peso”.

3) Assinatura eletrônica comum x Assinatura com certificado: entenda a diferença

📜 A legislação brasileira mais recente sobre assinatura digital é a Lei n. 14.063/2020, que estabeleceu 3 tipos principais de assinaturas eletrônicas:

• Simples: permite identificar quem está assinando o documento por meio de login, senha, clique ou e-mail, com a associação ou anexo de dados em formato eletrônico;

• Avançada: usa certificados digitais não emitidos pela ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira) ou outros meios de comprovação de autoria e integralidade para validar a assinatura digital, como o caso da assinatura GOV.BR;

• Qualificada: utiliza certificado digital emitido pela ICP-Brasil, conforme previsto na Medida Provisória n. 2.200-2/2001 e na Lei n. 14.063/2020.

Todas elas têm validade, mas em diferentes níveis, graus e formas, por isso é tão importante saber quais as situações em que cada uma delas pode ser usada.

👉🏻 Para facilitar, vou mostrar isso para você no formato de tabela:

Tipo de Assinatura	Características	Validade
Simples	Login, senha, clique, e-mail	Documentos internos e destinados a relações de baixo risco
Avançada	Identifica o signatário (quem assinou o documento) com alto grau de segurança, mas sem ICP-Brasil	Válida para muitos contextos e documentos, mas com algumas restrições
Qualificada	Feita com o certificado digital ICP-Brasil	Validade plena, com presunção legal de autenticidade

Assim fica tranquilo de visualizar, não é mesmo?

É relevante notar que todas as assinaturas eletrônicas podem ser usadas na rotina da advocacia.

Só que com validades, pesos e em situações diferentes!

4) Validade jurídica das assinaturas digitais no Brasil

No Brasil, existem 2 grandes normas que tratam da validade jurídica das assinaturas digitais.

⚖️ A primeira e mais antiga delas é a Medida Provisória n. 2.200-2/2001, que instituiu o ICP-Brasil no seu art. 1º e também no art. 2º:

“Art. 1º Fica instituída a Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica, das aplicações de suporte e das aplicações habilitadas que utilizem certificados digitais, bem como a realização de transações eletrônicas seguras.

Art. 2⁠º A ICP-Brasil, cuja organização será definida em regulamento, será composta por uma autoridade gestora de políticas e pela cadeia de autoridades certificadoras composta pela Autoridade Certificadora Raiz - AC Raiz, pelas Autoridades Certificadoras - AC e pelas Autoridades de Registro - AR.” (g.n.)

Curiosamente, essa MP é bem antiga, lá do ano de 2001, nos primórdios do uso dos computadores e da internet.

Por isso, com o passar do tempo, foi necessário aperfeiçoar e complementar essa norma, o que foi feito pela Lei n. 14.063/2020. 🧐

No seu art. 5º, §§1º e 4º ela traz as regras para aceitação e utilização da assinatura eletrônica pelos entes públicos, com os níveis de segurança:

“Art. 5º No âmbito de suas competências, ato do titular do Poder ou do órgão constitucionalmente autônomo de cada ente federativo estabelecerá o nível mínimo exigido para a assinatura eletrônica em documentos e em interações com o ente público. (Regulamento)

§ 1º O ato de que trata o caput deste artigo observará o seguinte:

I - a assinatura eletrônica simples poderá ser admitida nas interações com ente público de menor impacto e que não envolvam informações protegidas por grau de sigilo;

II - a assinatura eletrônica avançada poderá ser admitida, inclusive:

a) nas hipóteses de que trata o inciso I deste parágrafo;

b) (VETADO);

c) no registro de atos perante as juntas comerciais;

III - a assinatura eletrônica qualificada será admitida em qualquer interação eletrônica com ente público, independentemente de cadastramento prévio, inclusive nas hipóteses mencionadas nos incisos I e II deste parágrafo.

(…) § 4º O ente público informará em seu site os requisitos e os mecanismos estabelecidos internamente para reconhecimento de assinatura eletrônica avançada. ” (g.n.)

Hoje, tanto o Poder Judiciário quanto os demais órgãos públicos aceitam os documentos com assinatura digital.

⚠️ Mas, para isso, fazem exigências específicas a depender do caso!

Em algumas situações, basta uma assinatura simples, em outras, a avançada, como o uso do GOV.BR para autenticar, é o suficiente.

Aliás, as assinaturas avançadas são admitidas em muitos e muitos cenários, já que já trazem um grau interessante de segurança e proteção para os signatários.

Porém, a que traz mais segurança e deve ser aceita amplamente é a assinatura digital qualificada, com a certificação do ICP-Brasil.

É o caso, por exemplo, dos certificados digitais usados pelos advogados para protocolar nos processos judiciais dos Tribunais.

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5) Cuidados ao assinar documentos digitalmente

🧐 Assim como em assinaturas físicas, é necessário muito cuidado com a sua assinatura digital.

Aliás, a cautela deve existir tanto quando você vai assinar algo, quanto nos momentos de análises de documentos assinados por terceiros.

O tipo de assinatura (simples, avançada, qualificada ou digitalizada) deve ser considerado no momento de avaliar a validade do documento. 📝

Da mesma forma, também vale a pena ficar de olho em mudanças, alterações e na certificação, para evitar problemas.

Para facilitar, vou fazer uma listinha com alguns dos principais cuidados que você deve ter com as assinaturas digitais:

• Verifique a identidade de quem está assinando ou já assinou;
• Confirme se o documento não foi alterado depois da assinatura;
• Use certificados digitais válidos e atualizados;
• Armazene os arquivos assinados com segurança, evitando edições posteriores;
• Verifique se o documento exige assinatura qualificada ou avançada;
• Sempre confira o destino e o conteúdo da documentação antes de assinar.

Antes de seguir, vou deixar uma sugestão sobre um artigo que publiquei há algum tempinho atrás mostrando como calcular o valor da aposentadoria.

Ele está completo e traz todas as informações relevantes do tema, como o caminho do cálculo, fórmulas e um glossário de termos para você conferir. 😊

Não deixe de dar uma olhada, porque ele é a base para entender e aplicar na prática as melhores formas de calcular as aposentadorias dos seus clientes!

6) Quando a assinatura digital pode (ou não) ser utilizada?

✅ Na grande maioria dos casos, a assinatura digital qualificada pode substituir tranquilamente a assinatura física, sendo aceita pelos órgãos públicos.

Também é possível, conforme o contexto, usar as assinaturas eletrônicas avançadas, simples ou até a digitalizada.

Só que para maior segurança jurídica, a assinatura digital qualificada é a mais recomendada!

Inclusive, judicialmente, documentos assinados digitalmente com certificação pelo ICP-Brasil são considerados provas válidas, aceitas amplamente.

⚖️ Essa decisão do Tribunal de Justiça de São Paulo demonstra isso:

“Preliminar. Cerceamento de defesa. Não ocorrência. APELAÇÃO CÍVEL. Ação declaratória de inexistência de relação contratual cumulada com danos morais e materiais com pedido de tutela de urgência. Banco que se desincumbiu de comprovar regularidade da contratação com contrato assinado digitalmente contendo elementos de segurança suficientes para averiguação do ato volitivo da requerente. Vício de consentimento inexistente e/ou falta de informações. Inexistência de ilícito que configure dano moral. Cobrança legítima. Exercício regular do direito. Sentença mantida. Recurso improvido.”

(TJ/SP, APL. n. 1010940-53.2023.8.26.0114, Rel. Marcos de Lima Porta, 5ª Turma de Direito Privado 2, Julgamento: 01/05/2025)

👉🏻 Na prática, a assinatura digital pode ser usada em uma série de tarefas e atividades cotidianas:

• Documentos em geral;
• Contratos;
• Procurações;
• Protocolos administrativos;
• Ações judiciais.

Mas, sempre confira qual é o grau de segurança ou validação exigido, já que existem casos e situações em que uma assinatura qualificada é requisito para a validade do ato.

6.1) Assinatura digital qualificada: obrigatória e sempre aceita?

🤔 “Alê, quando esse tipo de assinatura qualificada e certificada pelo ICP-Brasil é obrigatória?”

O art. 5º, §2º da mesma Lei n. 14.063/2020, traz as situações em que a assinatura digital qualificada é obrigatória:

“Art. 5º, § 2º É obrigatório o uso de assinatura eletrônica qualificada:

I - nos atos assinados por chefes de Poder, por Ministros de Estado ou por titulares de Poder ou de órgão constitucionalmente autônomo de ente federativo;

II - (VETADO);

III - nas emissões de notas fiscais eletrônicas, com exceção daquelas cujos emitentes sejam pessoas físicas ou Microempreendedores Individuais (MEIs), situações em que o uso torna-se facultativo;

IV - nos atos de transferência e de registro de bens imóveis, ressalvado o disposto na alínea “c” do inciso II do § 1º deste artigo;

V – (VETADO);

VI - nas demais hipóteses previstas em lei.

§ 5º No caso de conflito entre normas vigentes ou de conflito entre normas editadas por entes distintos, prevalecerá o uso de assinaturas eletrônicas qualificadas.” (g.n.)

Ou seja, na dúvida, assine digitalmente com certificação pelo ICP-Brasil, porque aí não tem erro.

Em alguns casos, as assinaturas eletrônicas simples ou avançadas podem ser suficientes, mas existem várias outras situações em que as qualificadas são exigidas.

Além disso, podem ainda existir cenários em que a própria assinatura física é necessária.

Isso tem sido cada vez menos comum, pelo avanço tecnológico e pela facilidade que a assinatura digital traz. 😉

Acontece que ainda é possível que você se depare com situações pontuais em que assinar fisicamente, para reconhecimento de firma e protocolo, seja necessário.

Por esse motivo, sempre confira e analise com calma antes de fazer a assinatura digital, para verificar o grau de segurança exigido e a sua validade, ok?

7) Ferramenta gratuita de assinatura de PDFs

Agora, chegou a hora de mostrar para você uma ferramenta gratuita de assinatura de PDFs, disponível aqui no Desmistificando. 😍

Mas, já de cara, quero deixar bem claro o que ela faz e o que ela não faz, para você saber exatamente como usar no seu dia a dia.

Ela não é uma ferramenta para assinaturas avançadas ou qualificadas, mas permite que você inclua a sua assinatura digitalizada em documentos sem limite de uso.

Dá uma conferida:

• O que a ferramenta faz:

• • Permite inserir uma imagem da sua assinatura em um PDF de forma simples e rápida;
• • Ideal para documentos informais, rascunhos ou uso interno.

• O que a ferramenta não faz:

• • Não realiza autenticação de identidade, verificação por e-mail ou uso de certificado digital;
• • Não gera uma assinatura eletrônica nos termos da Lei nº 14.063/2020;
• • Não deve ser usada em documentos com valor jurídico relevante, como contratos formais ou petições processuais.

A ferramenta de Assinatura Digital PDF do Desmistificando é gratuita, não exige login, é intuitiva e fácil de usar.

🤗 Olha só o passo a passo:

1. Acesse: https://desmistificando.com.br/ferramentas/assinatura-pdf;

2. Carregue o arquivo PDF: Arraste e solte seu arquivo no campo acima ou clique para selecionar;

1. Escolha como adicionar sua assinatura:

• Desenhe diretamente com o mouse ou touchscreen;
• Digite e escolha um estilo de fonte para sua assinatura;
• Carregue uma imagem da sua assinatura existente.

1. Posicione a assinatura: Clique e arraste para posicionar no lugar exato do documento que você deseja;

2. Adicione texto: Se desejar, digite datas, locais ou outras informações necessárias;

1. Salve o PDF: Faça o download do documento assinado para seu dispositivo.

Prontinho! ✅

Use essa forma de fazer a sua assinatura digital nos PDFs com consciência, já que ela é uma ferramenta útil, ideal para:

• Contratos preliminares acompanhados de outros documentos;
• Minutas de contratos, partilhas ou doações;
• Procurações simples para uso interno;
• Pareceres jurídicos;
• Petições internas ou modelos;
• Notificações extrajudiciais.

Mas, para documentos com valor legal, que serão levados a registro ou apresentados em um processo judicial, prefira ferramentas com autenticação ou certificado digital.

O que não quer dizer que você não possar usar a ferramenta de assinatura digital também nas suas petições e manifestações judiciais.

🤔 “Como assim, Alê?”

Ora, quando a assinatura qualificada é usada para protocolar uma petição, a assinatura física não é necessária, conforme o que já vimos nos tópicos anteriores.

Mas, estamos tão acostumados a assinar abaixo da petição, com nosso nome e número da OAB, que ficar ‘sem nada” pode ficar estranho e trazer aquele sentimento de “falta algo”.

Então, você pode usar esta ferramenta para adicionar a imagem da sua assinatura. 📝

Assim, fica visualmente bonito e traz um ar de mais personalização às suas manifestações nos processos.

E o melhor, tudo isso de forma grátis e muito simples de usar.

Aliás, você tem alguma sugestão de ferramenta que gostaria de ver no nosso site?

Compartilhe comigo, já que a sua ideia pode virar nossa próxima solução gratuita! 😉

7.1) Quais as vantagens da ferramenta de Assinatura Digital PDF?

As principais vantagens da ferramenta de Assinatura Digital PDF são:

• Praticidade: Assine documentos de qualquer lugar, sem impressora ou scanner;

• Economia de tempo: Evite o processo demorado de imprimir, assinar manualmente e digitalizar;

• Organização: Mantenha seus documentos digitais, facilitando arquivamento e busca;

• Profissionalismo: Apresente documentos com assinaturas nítidas e alinhadas;

• Privacidade: Seus documentos não saem do seu computador, garantindo sigilo;

• Compatibilidade: Funciona em qualquer dispositivo com navegador moderno.

Antes da conclusão, quero aproveitar para deixar aqui uma dica de outra ferramenta gratuita muito útil para a advocacia e também para os estudantes de Direito: o Pomodoro Timer!

Ela ajuda você a fazer os famosos Ciclos Pomodoros, com duração de 25 minutos e pausas de 5 minutos, respeitando o seu cérebro e potencializando sua produtividade.

Escrevi um artigo completo sobre o assunto e deixei a sugestão para você usar a ferramenta gratuitamente aqui no Desmistificando.

Depois, dá uma olhadinha, porque vale a pena! 😊

8) Conclusão

Na advocacia atual, a assinatura digital é fundamental e uma ferramenta indispensável para o trabalho. 📝

Seja em simples documentos ou e-mails internos, até nas petições judiciais: assinar digitalmente e deixar sua marca é essencial na atuação.

Mas, existem regras importantes e diferentes níveis de assinatura digital que precisam de atenção para evitar dores de cabeça.

🤓 Por isso, escrevi o artigo de hoje e trouxe um guia completo sobre o tema!

Primeiro, mostrei porque é importante ficar atento ao assunto, depois, trouxe a definição do que é assinatura digital e as diferenças entre as assinaturas comuns e com certificado.

Na sequência, expliquei como funciona a validade jurídica das assinaturas digitais no Brasil e quais cuidados tomar ao assinar os documentos digitalmente.

Ainda, respondi quando a assinatura digital pode ser usada, quando a sua forma qualificada é obrigatória e quando é preciso assinar fisicamente. 🧐

Fontes

Além dos conteúdos já citados e linkados ao longo deste artigo, também foram consultados:

Saiba mais sobre a Assinatura Eletrônica

Lei n. 14.063/2020

Medida Provisória n. 2.200-2/2001

Jurisprudência - Assinatura Digital - JusBrasil

Validade Jurídica das Assinaturas Eletrônicas com Certificado ICP-Brasil