CRM na Advocacia: Como Fazer Gestão Eficiente dos Clientes

Resumo

O CRM é uma forma de armazenamento, registro e organização de informações dos contatos de empresas com os consumidores, em um sistema unificado. Apesar de ser mais comum nas empresas, ele também pode ser utilizado pelos escritórios de advocacia. Neste artigo, abordamos o que é CRM, qual a sua utilidade para os negócios em geral, quais as vantagens para a advocacia, exemplos práticos de como implementar o CRM no escritório, como combinar o marketing jurídico com o CRM e compartilhamos uma super dica de ferramenta específica de CRM para advogados.

1) Introdução

Um dos assuntos que começaram a ganhar uma projeção interessante nos últimos tempos é o uso de ferramentas e softwares que auxiliam os advogados na sua atuação. Entre eles, merece uma atenção especial o CRM na advocacia!

Calma, não estou falando do Conselho Regional de Medicina (apesar da sigla ser a mesma). 😂

CRM significa C ustomer R elationship M anagement (gestão de relacionamento com os clientes). É um tipo de ferramenta que já é muito usada pelas empresas e há alguns anos passou a ser também utilizada pelos escritórios de advocacia.

Como vocês sabem, sou apaixonada por inovações e tecnologias que podem ser usadas a nosso favor. Então, decidi dedicar um artigo ao tema!

Já adianto que falar de CRM pode ser um pouco complicado e há diversas ferramentas disponíveis no mercado.

Mas, minha ideia é trazer um panorama geral do assunto, assim como apresentar exemplos e dicas práticas de como você pode implementar o CRM no seu escritório!

👉🏻 Enfim, dá uma olhada em tudo o que você irá aprender:

O que é CRM;
Qual a utilidade dele para os negócios em geral;
Quais são as vantagens de usar o CRM em um escritório de advocacia;
Como implementar o CRM na prática;
Como combinar o marketing jurídico com o CRM na advocacia;
3 ferramentas de CRM para negócios em geral;
Uma super dica de ferramenta específica de CRM para advogados.

Então chega de papo e vamos logo para o artigo!

2) O que é CRM?

Em primeiro lugar, é importante conhecer o que é CRM , para depois entender como ele pode ajudar os advogados na sua atuação prática!

🤓 CRM é a sigla para customer relationship management que, traduzindo, significa gestão de relacionamento com o cliente.

Em linhas gerais, se trata de uma forma de armazenamento, registro e organização de informações dos contatos de empresas com os consumidores, em um sistema unificado. Assim, o acesso aos dados fica mais rápido e eficiente.

“Mas isso ajuda as empresas, Alê?” 🤔

Sim, e não é pouco! Afinal, com o CRM, sempre que existe uma conversa ou um contato com uma pessoa, as informações daquela interação são registradas no sistema.

Aí os dados de clientes atuais ou potenciais, como nome, telefone, data de aniversário, endereço, preferências de compra, interesses, todo o histórico de emails e outras comunicações, entre outros, ficam à disposição, guardados para acesso no mesmo local. ✅

Isso é muito mais que uma simples “lista de contatos”, como pode parecer. Na verdade, essas informações podem ser usadas pelas empresas para estabelecer um relacionamento mais personalizado e duradouro com os seus consumidores.

🧐 Então, é possível oferecer produtos que sejam do interesse deles, desenvolver uma experiência de venda melhor, traçar estratégias de marketing etc.

Os sistemas de gestão de relacionamento com os clientes estão cada vez mais presentes nas empresas. Antes, o custo para implantar algo assim era alto, mas hoje em dia existem várias opções mais em conta e até algumas gratuitas. 💰

Além disso, se anteriormente as ferramentas eram complexas, agora elas são bem tranquilas de usar, o que também colabora com a sua popularização!

3) Qual a utilidade de usar CRM para negócios em geral?

Existem muitos motivos para o uso de ferramentas de gestão de relacionamento com clientes estar aumentando a cada dia. Mas, a utilidade do CRM para os negócios em geral vai muito além de uma facilidade no contato com consumidores.🤗

A palavra-chave é eficiência! É justamente isso que se busca ao adotar esses sistemas para as atividades empresariais.

⚠️ No geral, quando uma firma começa a funcionar, ela até tem os dados dos seus clientes, mas normalmente usa uma agenda ou, no máximo, uma planilha para fazer isso. Até é possível guardar as informações dessa forma, mas com certeza há problemas.

Então, as oportunidades acabam passando batido, porque as informações dos clientes não ficam todas num lugar só, mas espalhadas e desorganizadas em agendas manuais ou longas planilhas.

👉🏻 Com o CRM , a situação muda completamente, porque, entre as suas muitas utilidades, o sistema de gestão de relacionamento permite que os negócios:

Organizem todos os dados dos clientes;
Controlem o processo de negociação, venda e pós-venda;
Direcionem a sua atuação para fechar mais negócios com os clientes;
Tenham as informações centralizadas em apenas um sistema;
Aumentem as vendas ;
Conheçam as necessidades e vontades dos clientes, para aumentar a interação com eles;
Descubram, eventualmente, o motivo de uma queda nas vendas ou no desperdício de oportunidades.

Viu só? O CRM tem muitas utilidades para os negócios em geral, então as empresas estão cada vez mais notando isso e implantando sistemas para que seus resultados se destaquem do restante do mercado. 😉

4) Vantagens de usar CRM em um escritório de advocacia

“Alê, que é interessante essa gestão para as empresas, eu entendi, mas o que um advogado ganha com isso?”

🧐 Acontece que existem muitas vantagens em usar o CRM na advocacia , e ele pode favorecer bastante a atuação, desde quem está começando agora, como os mais experientes.

Em qualquer cenário, é importante que os contatos, atendimentos e petições (administrativas ou judiciais) dos clientes sejam registrados , para organizar essas informações, permitindo um controle maior do que está acontecendo.📝

Nesse momento entra o CRM na advocacia, que concentra esses dados todos e os coloca à disposição num lugar só, para consulta a qualquer tempo.

Desde o primeiro contato, o atendimento inicial, passando pelo acompanhamento dos processos administrativos e judiciais, a gestão de relacionamento com o cliente permite um tratamento diferenciado, personalizado. ✅

Toda a equipe consegue acessar as informações, o histórico, o que foi feito, o que está pendente e saber o que aconteceu com aquela pessoa até o momento. Tudo fica registrado no sistema.

👉🏻 Para resumir, olha só essa lista que traz algumas das principais vantagens do CRM na advocacia :

Organização de todos os dados dos clientes;
Registro das informações de contatos e tarefas de cada caso;
Agendamento de ações necessárias;
Personalização de serviços e atendimento com base nos registros dos clientes;
Automatização de processos e ações;
Melhora na eficiência do trabalho.

Embora essas vantagens já sejam muito atrativas para os advogados, na prática existem muitas outras situações que fazem valer muito a pena usar um sistema de CRM na advocacia. 😊

E a cada dia aparecem novas possibilidades, então é interessante considerar o uso das ferramentas de gestão de relacionamento na sua atuação!

5) Como usar CRM na Advocacia

🧐 Agora que as vantagens já estão claras, é interessante entender também como usar o CRM na advocacia em situações práticas, que demonstram porque é útil ter esse sistema no escritório.

A maior importância de adotar uma forma de gestão de relacionamento para os advogados está no fato de que ele coloca o foco no cliente , o que muitas vezes falta ao mundo jurídico.

⚖️ Como mencionei na introdução, nossa atenção costuma ser direcionada mais a aspectos técnicos, normas, teses e jurisprudência. Embora essa parte da atuação seja fundamental, ela não pode ser considerada como a única, porque há um outro lado.

E o CRM justamente permite explorar o contato com os clientes, com uma visão mais ampla, além de clara quanto ao seu perfil, o que buscam, quais são as suas características e os serviços realizados a eles.

Com essas informações em mãos, os gestores, inclusive de escritórios, podem identificar potenciais áreas de expansão para a atuação jurídica. Além disso, também é possível descobrir motivos ou etapas em que há dificuldades no fechamento de contratos. 🤗

Ainda, o acompanhamento dos casos já em andamento auxilia na hora de entregar um serviço personalizado a cada um dos clientes, o que também é um diferencial de quem usa o CRM na advocacia.

🤓 O CRM também pode ser um super aliado do marketing jurídico, na medida em que oferece uma base de dados bem interessante dos clientes e permite entender os pontos que podem ser melhor explorados nas estratégias de prospecção.

5.1) Exemplos práticos de gestão de escritório de advocacia com CRM

Alguns exemplos práticos de gestão de escritório de advocacia com CRM ajudam a explicar a importância do assunto, além de demonstrar como isso pode funcionar na sua atuação. ⚖️

Em primeiro lugar, é possível estabelecer um contato com os clientes de maneira mais direta, regular e documentada. As ferramentas registram as datas, o que foi discutido no atendimento e outros tópicos importantes em cada momento.

📝 Inclusive, um outro exemplo prático de gestão com CRM na advocacia é o envio de mensagens automatizadas.

Isso possibilita encaminhar e-mails ou mensagens de texto (SMS) para os clientes atuais ou potenciais, com informações importantes. Lembretes de entrega de documentação, informações do andamento do processo e ações de orientação são possíveis, por exemplo.

Para o marketing jurídico, o CRM também é um recurso muito valioso e importante, que pode auxiliar na expansão ou até especialização da sua advocacia.🧐

Nesse caso, o que ocorre é uma segmentação dos possíveis casos e clientes no escritório, para que a gestão de relacionamento ofereça exatamente o que cada grupo busca.

Imagine que um certo advogado atua na área previdenciária e cível, com diversos processos em ambos os ramos do direito. Se não há um CRM, é difícil até mesmo separar qual é o assunto do atendimento de cada pessoa.😕

Já com as ferramentas de gestão, ele pode enviar mensagens, informações e conteúdos personalizados a clientes previdenciários e cíveis.

Na prática, os escritórios fazem isso porque, além de ajudar a fidelizar os clientes atuais, é um bom caminho para captar novos.😉

Afinal, cada vez mais tem crescido o número de pessoas que buscam por serviços jurídicos na internet, e o CRM na advocacia é uma forma de se destacar também nessa nova realidade.

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6) Como combinar marketing de conteúdo jurídico com CRM na advocacia

Uma outra forma de alavancar o seu escritório com as ferramentas de gestão de relacionamento envolve combinar o marketing de conteúdo jurídico com o CRM na advocacia.

🤔 “Tem como fazer isso, Alê?”

Tem sim! E como ainda não é um caminho tão explorado pela maioria dos advogados, você pode sair na frente se investir nessa possibilidade.

Um exemplo clássico para combinar um marketing jurídico digital com uma boa ferramenta de CRM na advocacia é usar os dados dos clientes atuais ou potenciais para personalizar o conteúdo entregue para eles.🧐

Como? Imagine que seu escritório possui um bom site, com as informações da equipe, áreas de atuação e uma série de postagens direcionadas aos leitores.

Se alguém chega até essa página, porque fez uma busca, foi direcionada por uma estratégia como o Google Ads ou pelas redes sociais, ela pode assinar uma newsletter ou até mesmo solicitar um modelo de petição.📝

Para isso, ele deve cadastrar o seu e-mail, ao menos, o que é um importante dado para o CRM na advocacia em relação ao marketing. Tudo de acordo com a LGPD, é claro!

🤗 Afinal, a gestão de relacionamento dos clientes pode usar as informações do cadastro para formar uma lista de quem receberá um determinado tipo de conteúdo, de maneira previamente programada.

Nesse contato, que pode ser feito via e-mail, o marketing jurídico “casa” com o CRM ao tratar a pessoa pelo nome, entregar uma mensagem personalizada e com agradecimentos por se cadastrar no site. Tudo isso faz uma grande diferença na prática.

Além disso, o cliente em potencial pode ainda ser informado de que receberá um conteúdo adicional, com diversos dados do próprio escritório, além de buscar um feedback. ✅

Para quem já está com você, porque foi defendido em alguma ação, realizou algum atendimento anterior ou por qualquer outro motivo, a ideia é a mesma!

7) Exemplos de Ferramentas de CRM

Existem muitas possibilidades de softwares de gestão de relacionamento com os clientes por aí. Então, vou lhe mostrar alguns exemplos de ferramentas de CRM para negócios em geral, que também podem servir na advocacia e lhe ajudar.

Mas, você pode usar qualquer uma que se encaixar melhor naquilo que quer ou que o seu escritório precisa.

São vários focos, personalização e especialidades em cada uma delas, então é uma questão de encontrar o que é melhor para o seu caso, ok? 🤗

Entre os exemplos de ferramentas de CRM, o Pipedrive é uma que se destaca, já que é usado por muitas empresas em diversos países, inclusive o Brasil. O objetivo desse sistema é descomplicar a gestão de relacionamento.

Além de ser bem fácil na hora do uso, ele ainda é bem prático e permite um teste grátis antes de contratar definitivamente.

👉🏻 O Pipedrive tem, entre outras, as funcionalidades nas seguintes áreas de CRM:

Automação de tarefas simples;
Controle do funil de vendas;
Acesso central de informações;
Grande nível de personalização.

O Salesforce também é um sistema de CRM, bem conhecido pela facilidade na hora de personalizar as configurações, que são rápidas e fáceis no início. Além disso, existem muitos planos para cada uma das necessidades das empresas.

Outra ferramenta de CRM é o Microsoft Dynamics 365 , um sistema que entrega diversos recursos em várias áreas. Entre elas, no gerenciamento de vendas, no atendimento aos clientes e também no marketing.

😊 Um ponto de destaque dessa ferramenta de gestão de relacionamento é que ela integra os dados de outros programas da Microsoft, como o Outlook (e-mail) e o Excel (planilhas).

7.1) CRM específico para advocacia

Acabei de descobrir uma novidade que com toda a certeza vai ajudar bastante a vida dos advogados. Os engenheiros do Cálculo Jurídico desenvolveram e já disponibilizaram uma super ferramenta de CRM para os usuários do software!

Ela ainda está na fase beta, mas já tem vários recursos que facilitam demais a gestão de escritório. 😍

Eu sempre digo que tudo o que é bom deve ser compartilhado, não é verdade? Então, assim que vi essa funcionalidade, já corri para contar para os nossos leitores.

O CRM do CJ auxilia os escritórios de advocacia na gestão de relacionamento com os clientes, além de integrar os dados e demais informações deles com outras plataformas de cálculos.

👉🏻 Isso colabora com:

O aumento da produtividade do seu escritório e da sua equipe, já que as tarefas ficam mais eficientes, principalmente as repetitivas, como o aumento da automação de registros ou o envio de lembretes;
A gestão centralizada e mais eficaz, com o gerenciamento de contratos, monitoramento de histórico dos clientes, organização de deveres ou compromissos em um lugar só;
Acompanhamento de processos com uma visão mais clara e sempre atualizada, o que facilita no momento da tomada de decisões em cada caso;
No geral, um melhor atendimento ao cliente , com acesso rápido às informações e ao histórico dele, com assessoria mais individualizada, além de personalizada.

Essa ferramenta é uma forma muito interessante de aperfeiçoar o atendimento e os contatos com os seus clientes, além de permitir uma atuação mais eficiente nos seus casos. O CJ já disponibilizou ela para os seus assinantes, mesmo na fase beta.

🤗 Então vale muito a pena dar uma conferida e usar os recursos disponíveis!

7.1.1) O que tem de diferente no CRM do CJ?

Achei legal que o CRM do Cálculo Jurídico mostra todas informações de contatos, casos ativos, tarefas pendentes e fluxos de casos para lhe ajudar no planejamento da sua atuação.

👉🏻 Para você entender melhor, olha só como funciona:

Na parte dos contatos da ferramenta, você pode buscar o seu cliente pelo nome ou procurar em uma lista com todos os dados importantes, como telefone, categoria do caso e e-mail. 📝

Além disso, você ainda conta com abas para buscar diretamente as informações nos casos , nas tarefas e nos fluxos de casos , a depender do que está sendo feito no momento em relação a cada cliente.

Com todos esses recursos, você consegue aplicar o CRM na advocacia de uma forma muito mais facilitada e com eficiência, auxiliando tanto o contato com clientes, como também um aumento na produtividade dos requerimentos ou processos judiciais! ⚖️

8) Conclusão

🧐 O CRM é uma ferramenta muito importante para os advogados que buscam melhorar a gestão e o marketing dos seus escritórios.

Usar uma ferramenta de gestão de relacionamento para atendimentos, contatos e ações é uma ótima forma de individualizar a atuação, além de registrar dados importantes que podem lhe ajudar em uma série de cenários. ✅

Sem falar que direciona a produção de conteúdo para o marketing jurídico , com base nas necessidades dos clientes e na sua área de especialização.

No artigo de hoje, busquei lhe apresentar as principais informações, os conceitos básicos e dicas práticas de como facilitar a gestão do escritório com o CRM na sua advocacia!

Aliás, se quiser que eu fale mais sobre o assunto ou sobre outros temas relacionados, é só deixar nos comentários. Sempre estou de olho em novidades e adoro compartilhar essas dicas com vocês!

E já que estamos no final, que tal darmos uma revisada? 😃

👉🏻 Para facilitar, fiz uma listinha com tudo o que você aprendeu:

CRM (customer relationship management) é a gestão de relacionamento com o cliente ;
A utilidade dele para os negócios em geral é muito grande, permitindo armazenamento de dados dos consumidores para os mais diversos fins comerciais;
As vantagens de usar o CRM em um escritório de advocacia são principalmente manter um registro das informações dos clientes, permitindo entre outras coisas um atendimento personalizado;
Na prática, isso pode ser feito com mensagens automatizadas , contato individualizado e marketing ;
Inclusive é possível combinar o marketing jurídico com o CRM na advocacia, para entregar conteúdos personalizados aos clientes;
Exemplos de ferramentas de CRM que podem facilitar seu dia a dia, como o Pipedrive , o Salesforce e o Microsoft Dynamics 365 ;
Uma super dica de ferramenta específica para você usar o CRM no seu escritório, desenvolvida pelos engenheiros do Cálculo Jurídico.